Innovative Event Management

Magiske Dage Odense: En hyldest til litteraturen

Innovative Event Management — Wed, 21 Nov 2018 12:42:14 +0000

Foto: Niels Holmgård, OFA

Magiske dage Odense, som tidligere gik under navnet Harry Potter Festival, er et årligt børnekulturelt-event, som løber af stablen i efterårsferien. Det er en begivenhed, som har eksisteret i mere end 15 år, og som hvert år tiltrækker omkring 15.000 mennesker til Odense by. Vi har talt med Søren Dahl Mortensen, som er projektleder på begivenheden, og spurgt ham om, hvordan festivalen har udviklet sig, og hvor den er på vej hen.

Udviklingen har skabt muligheder

Magiske Dage Odense startede som et enkelt projekt på et lokalt bibliotek, hvor man ønskede at formidle J.K. Rowlings Harry Potter-univers gennem rollespil. Dengang havde man indrettet byens historiske sal til den såkaldte Hogwarts-sal, hvor der blev lavet små rollespil i Harry Potter-ånden. Søren fortæller begejstret om sin første oplevelse med festivalen:

”Der var 70 børn med, og jeg var udklædt som professor Snape – og så er det bare vokset derfra”.

Den stigende interesse resulterede sidste år i udfordringer omkring rettighederne til at bruge Harry Potter-navnet. Det betyder at festivalen nu hedder Magiske dage Odense, hvilket åbner muligheder op for at videreudvikle universet.

Festivalens udvikling skyldes desuden, at man har etableret samarbejder med kulturinstitutioner og private partnere, som har kunnet bidrage med deres viden, og hjælpe til at skabe en øget interesse for begivenheden.

Derudover har festivalen ifølge Søren været så heldige, at Harry Potter-universet gennem årene er blevet videreudviklet med flere bøger og filmatiseringer. Dette har gjort, at Magiske Dage Odense løbende har kunnet videreudvikle på deres univers samtidig med at interessen for en Harry Potter-festival er blevet holdt vedlige.

Søren fortæller et helt konkret eksempel på dette:

“I 2010 faldt det også sammen med at Rowling var i Odense for at modtage H.C. Andersens litteraturpris, og det gav et boost for festivalen i forbindelse med hendes besøg”.

Stor opbakning fra byen

Magiske Dage Odens har stor betydning for byen, da festivalen formår at drage et stort antal mennesker til byen. Dette kan mærkes direkte på turismen i form af overnatninger og et øget caféliv. Op mod hele 70% af deltagerne kommer uden for Odense, og 50% uden for Fyn. Derfor har man også arrangeret, at der kører busser fra andre biblioteker til festivalen.

Begivenheden tiltrækker især mange børnefamilier, og da man lukker hele indre by af, kan børnene løbe rundt og lege, mens forældrene sidder på en café. Børnene får deres egne penge, som man kan veksle sig til i de opstillede banker, og disse kan bruges til aktiviteterne, som finder sted rundt omkring i det magiske univers.

Søren fortæller, hvordan Odense by generelt har vist stor opbakning for eventet, og gerne vil være med, så der kan blive skabt et godt produkt i form af en unik festival:

“Der er så meget opbakning, og så meget goodwill – og generelt mange der gerne vil byde ind, og det er virkelig fedt”.

Udviklingen vil fortsætte

Harry Potters litterære univers er stadigvæk en del af Magiske dage Odenses dna, men det nye navn har åbnet op for muligheden for at viderefortolke og transformere det magiske univers. Der sidder i organisationen to personer, som skal udvikle på universet, og finde ud af hvordan det skal være. Derudover vil organisationen og samarbejdspartnerne blive inddraget, så man kan blive skarp på hvad man vil med begivenheden. Søren fortæller om overgangen fra Harry Potter-universet til et bredere, magisk univers:

“Vi skal have mere fokus på, at vi stadig ligger oppe i Harry Potter universet, og vi har stadig ikke fundet ud af hvad de nye univers betyder – så om der lige pludselig kommer en Darth Vader gående igennem gaden, det ved vi ikke endnu”

Søren har oplevet festivalens udvikling på tæt hold, og han mener, at den er ved at nå et punkt, hvor det kræver hjælp fra professionelle folk til at løfte og håndtere dele af begivenheden. Man skal forholde sig til en organisation, som har mange andre opgaver, inden for formidling af bibliotekets materiale, og derfor har frivilligheden også haft stor betydning. Der er i alt 130 frivillige som kommer fra hele Danmark for at hjælpe.

Søren fortæller, hvordan det typisk har været frivillige som har en oprigtig interesse for Harry Potter-universet, og gerne vil være med til at formidle det til andre og mødes omkring det her i Odense. Nu har det dog udviklet sig til også at være frivillige som har en generel interesse for det magiske univers og, som Søren siger, “vil ned og lege med”.

Søren mener at det kræver tid og nærvær, og ikke mindst at det er vigtigt at alle byder ind, så man sammen kan finde ud af, hvordan man skaber den bedste festival og det bedste samarbejde omkring det.

“Det er noget jeg har dyrket, og noget jeg synes har været fedt i mit arbejdsliv. Det er en luksus, men det er ikke noget der bare er kommet. Vi har opdyrket det, og det har været interessant at samarbejde med så mange forskellige institutioner i Odense”.

Drømmer du også om at skabe unikke events? På vores forløb Innovative Event Management får du muligheden for, at møde erfarne branchefolk, få konkrete værktøjer du kan bruge i praksis og skabe dig et netværk inden for eventbranchen.

Interview med udviklings- og kommunikationschef på Heartland, Janne Villadsen: Heartland Festival er i virkeligheden en blanding mellem en kulturbegivenhed og en super fed havefest.

Innovative Event Management — Thu, 20 Sep 2018 10:49:22 +0000

Foto: Maja Flink

Vi har taget os en snak med Janne Villadsen, der som udviklings- og kommunikationschef på Heartland er en af nøglepersonerne bag den spirende festival. Hun giver dermed et unikt indblik i, hvilket drive og hvilken vision, der er lagt for dagen i udformningen og processen bag festivalen, og løfter samtidigt sløret for strategien bag jagten på drømmen: at skabe den bedste kulturbegivenhed der, samtidigt med at underholde, kommenterer på vores samtid.

Heartland Festival som den “nye dreng i klassen”

Der er en gedigen omgang kultur på menuen, når det danske renæssanceslot Egeskov slår dørene op til festival. Siden 2016 har slotsparken dannet ramme om den midtfynske Heartland Festival, der må siges at være et frisk pust i et ellers allerede tætpakket festivallandskab. Heartland henvender sig i høj grad til et samfundsnysgerrigt og intellektuelt publikum, når de brander sig på kombinationen af levende samtaler, store madoplevelser, samtidskunst i historiske rammer og et anerkendt internationalt musikprogram. Med en tredobling af besøgende på blot to år er antallet af festivalgængere nu vokset til 18.000, der alle ønsker at gå på opdagelse i krydsfeltet af samtidstendenser. Slotsparken danner rammen om et lille kulturmekka, hvor der ifølge Janne er rig mulighed for at udvide sin horisont og lade sig inspirere:

”Heartland er et lille magisk land, der samler det bedste af alt det, som gør os til hele mennesker. Det samler kultur i form af musik, kunst, samtaler og mad. Vi prøver at lave et sted, som ikke bare handler om at man skal drikke sig en ordentlig brandert på. Det handler om at lave et sted, hvor det er rigtig sjovt at lære noget og blive klogere på den verden, man er i, samtidigt med at man kan nyde nogle unikke og smukke omgivelser, høre god musik og have det sjovt med sine venner.”

”Vi prøver på ikke at lægge os ind i slipstrømmen af musikfestivaler, men at være noget helt nyt, som der ikke er nogle andre der er.”

Det pibler frem med forskellige musik- og kulturfestivaler, der trives i bedste velgående som et resultat af danskernes sultne nysgerrighed på kultur og samfund. Men hvor de fleste festivaler former sig efter ét bestemt hovedfokus, som eksempelvis musik, mad eller litteratur, er visionen for Heartland i stedet at rumme flere forskellige afarter af kultur:

“Heartland er en kulturbegivenhed, der stiller sig lige vigtigt på alle fire ben. Det er ikke en musikfestival. Men det er heller ikke en talk-festival. Vi er meget optagede af, at vi skal prøve at lave noget som ikke er nogle andre steder. Man har været meget fokuseret på, når man laver kulturoplevelser, at det skal være inden for én genre. Men der er jo ikke nogle mennesker, der kun går op i musik. Vi spiser alle sammen mad. Vi lever også i den verden, vi er i.”

Heartland videreudvikler dermed den étbenede festival til at favne de fire grene musik, kunst, mad og talks, der alle er lige vigtige for festivalens udformning. Festivalens levende samtaler tager pulsen på nutiden og diskuterer fremtiden, mens mad-sekvenserne retter fokus mod bæredygtighed og brugen af de lokale råvarer. Hvor musikscenen er spækket med nationale såvel som internationale navne, har man også mulighed for at gå på opdagelse i samtidskunst i historiske rammer, eller svinge forbi en af de mange yogatimer, der giver benzin til både krop og sind. Der er ingen tvivl om, at Heartland er i berøring med mange forskellige kulturgrene, og ifølge Janne er det netop hér, den midtfynske festival kan bidrage til at udfylde en manglende brik i et ellers ret fyldt festivallandskab: ”Heartland skal udfylde et hul til de mennesker, som gerne vil have det hyggeligt og sjovt, samtidigt med at de bliver klogere, inspirerede og stimulerede på alle mulige punkter.” Med Heartland sker der på mange måder en nyfortolkning af den gængse forståelse af festivalen.

For Janne er det netop i kombinationen af de fire ben, at Heartland flytter sig fra at være en festival til at være en kulturbegivenhed. Ved at pege på, hvad der rører sig i både kultur og samfund, kan festivalen bruges som et kompas til at navigere i vores samtid – samtidigt med at man er garanteret en underholdningsværdi.

Selvom man måske skulle tro, at festivalen er udsprunget fra et enkelt område, hvorudfra de andre genrer har forgrenet sig, understreger Janne, at de fire ben altid har været en lige stor del af festivalen:

”Fra starten har der været bookere og programchefer på hver af de fire ben. Det har aldrig været sådan, at man lavede noget med højre hånd, og så lavede man noget andet med venstre. Derfor har vi også brugt lige meget energi på at programsætte de fire punkter. Når man laver sådan noget her, må man lære folk at opfinde lidt en ny kultur. Det er jo også helheden, vi gerne vil sælge Heartland på, og ikke bare et enkelt navn, i håbet om at alting er lige vigtigt.”

Fra festival til kulturbegivenhed og folkelig havefest

Selvom termen ”festival” endnu ligger indlejret i navnet på begivenheden, forsøger Heartland på mange måder at vriste sig fri heraf: ”Vi lancerer inden længe, at det skal hedde Heartland uden ”Festival”. Festival var ligesom noget, vi brugte i starten for at prøve at sætte en term på, hvad Heartland også er,” forklarer Janne. Termen kommer dog til at virke hæmmende for vores opfattelse af Heartland, da idéen om en festival ofte er tilknyttet nogle fastlåste, forudbestemte forestillinger.

Janne vælger derfor i stedet at beskrive Heartland som en kulturbegivenhed, der kan benyttes i kombination med nutidens mange andre udbud af kulturelle begivenheder:

”Det vi prøver at lægge os i, er et sted som ikke rigtig er de andre steder. Halvdelen af de, som kommer på Heartland, går ikke på andre festivaler. De bruger det mere som en kulturbegivenhed. Der er måske mange, der bruger flere forskellige kulturbegivenheder om året. Det kunne være, man også gik til CPH:DOX, eller at man har været til Aarhus Festuge, Jazzfestival eller Golden Days. Man har måske været på museum også, eller Louisiana Literature. Og så kommer man også på Heartland. Så vi prøver på ikke kun at lægge os ind i slipstrømmen af musikfestivaler, men at være noget helt nyt, som der ikke er nogle andre, der er.”

Selv beskriver Janne det som en ”virkelig fed havefest”, der med sine mange forskellige kulturevents forsøger at favne et bredspektret publikum:

”Det, som jeg synes er virkelig smukt med Heartland, er, at det samler virkelig mange mennesker, unge som gamle. Vi er ikke kun ”smadder og unge mennesker” eller ”slotskoncerter og gamle mennesker”. Vi er vores egen, og vi prøver at ramme og rumme alt fra den verden, vi lever i. På godt og ondt.”

Om fremtiden og drømmevisioner

Selvom Heartland-projektet allerede nu har fået luft under vingerne, og både stormer frem i antallet af besøgende og hiver store navne hjem til de forskellige kultursektioner, har festivalen stadig store visioner for fremtiden. For Janne baseres fremtidsvisionerne netop på tanken om at kunne specialisere sig i at levere et unikt og kurateret program for de kulturnysgerrige:

”Vi har en ambition, vision og et håb om at blive et af de steder i hele verden, som er allerbedst til at vise og lære noget om den tid, vi lever i. Jeg tror, at en af de vigtigste ting for os, det er at vi hele tiden har et kurateret program. Det vil sige, at meget af det, som man oplever på Heartland, skulle man helst ikke kunne opleve andre steder. Vi går efter noget, der er unikt på en unik location. Det er håbet, at vi kan blive endnu bedre til det.”

Heartland er udsprunget af den idylliske slotsmuld og er dermed dybt forankret i omgivelserne i og omkring Egeskov, hvilket lægger en naturlig dæmper på festivalens mulighed for at ekspandere. Alligevel udelukker Janne ikke, at Heartland har potentiale til, på den ene eller anden måde, at vokse:

“Heartland bliver måske en smule større i antal personer, der er på festivalen, men fordi vi er, hvor vi er, kan vi aldrig blive en kæmpe stor festival. Det kan godt være, der kommer flere Heartland’er rundt om i verden. Det er nu ikke noget vi ved med sikkerhed, men en drøm. Men der vil altid være en Heartland på Egeskov Slot, for det er der, det er født ud fra, og omgivelserne er så vigtige for vores platform.”

Ud over at levere en solid omgang underholdning har Janne og teamet et håb om, at de samtidigt kan være med til at udvide de mange festivalgængeres horisont. Ved at have en finger placeret på samfundspulsen håber hun på, at den midtfynske kulturbegivenhed kan bidrage til en form for dannelse:

“Vores ambition er, at vi skal blive endnu bedre til at være spot on på, hvad det er for nogle ting, der rører sig inden for bæredygtighed, inden for samtaler omkring hvem vi er, og hvor vi skal hen, inden for teknologi og forskning, inden for mad og vin, inden for samtidskunst, inden for kommenterende musik. Alting skal ligesom have en grund for, at det skal være der. Vi skal ikke bare lægge os op af, at det hele skal være underholdende. Der er også noget smukt i at kunne være med til at danne det publikum, der kommer ned hos os. Vi er ikke bange for at sige, ”Hey du kan godt komme og lære noget ved at være hos os” og ikke bare blive underholdt. Det kan man faktisk godt gøre samtidigt.”

Lige siden de første spadestik blev taget, har Heartland været på en konstant udviklingsrejse. Selvom baglandet stadig er i fuld gang med diverse udviklingsprojekter, er drømmevisionen for festivalen, ifølge Janne, inden for rækkevidde: “Måske vi om fem år er ved at have bevæget os derhen, hvor vi gerne vil være. Og så skal vi bare blive endnu bedre til at lave det, som vi gør rigtig godt.”

Du har mulighed for at opleve Heartlands magiske og kulturspækkede univers, når festivalen løber af stablen den 30. maj – 2. juni 2019.

Forløbet Innovative Event Management

Copenhagen 2021 – Del 2

Innovative Event Management — Thu, 12 Apr 2018 07:28:12 +0000

Foto: Peter Bærendsen

Lars Christian Østergreen

I første del af vores Copenhagen 2021-indlæg fortalte Lars om opstartsprocessen, om selve kombinationen af WorldPride og Eurogames, og om biddingen på disse to seperate events.

Har du ikke læst del 1, finder du den her.

I denne anden halvdel af artiklen kan du læse meget mere om finansieringen af projektet og udvidelsen til Malmø, og desuden om hvad det egentlig giver til København som by. Du kan også få mere indblik i det sportslige aspekt – særligt i forhold til samarbejdet med Pan Idræt. Og så giver Lars gode råd med på vejen til dem, der selv overvejer at blive en del af et projekt som dette.

Inden Lars blev ansat som direktør for Happy Copenhagen, arbejdede han som kontorchef for Københavns Kommune, hvor han sad med økonomi og HR. Da stillingen som sekretariatchef blev slået op for omkring to år siden, søgte Lars den med tanken om, at,

“Det her var et event, jeg skulle være med i.”

På Happy Copenhagen sad der, på dette tidspunkt allerede en Political Liason Officer, Lars Henriksen, som stod for finansiering og budansøgninger til de offentlige instanser. Siden hen er Martin Xaver Dover blevet ansat som Communications Officer og senest Kristina Angelo som Chief Financial Officer. Dette lille, men stærke team, er sammensat på baggrund af organisationens ambition om projektets størrelsesorden og de dertilhørende budgetter:

“Det har været en organisation, som rigtig meget byggede på, at vi skulle skrive de her bud, og vi skulle kommunikere stærkt og vi skulle have finansieringen på plads.”

I denne del af planlægningsprocessen har Happy Copenhagen været i budgetforhandlinger med Københavns Kommune, Region Hovedstaden og Malmø Stadt. Men den finansielle støtte fra disse instanser er dog ikke nok til at dække alle udgifterne for Copenhagen 2021 – hvis altså ambitionerne om godt og vel 750.000 deltagere skal indfries:

“Vi er nødt til at skulle oppe os på fundraising for eksempel, og vi er også nødt til at skulle have nogle eventplanlæggere ind i forhold til de forskellige grene af projektet, for at kunne lave det her kæmpe program. For det bliver et kæmpe program, og vi har ikke ressourcer til at løfte det med dem, der sidder her nu.”

Malmø som samarbejdspartner og det gode image

Indtil videre er Copenhagen 2021 altså finansieret af kommunerne København, Roskilde, Frederiksberg, og som sagt også af Region Hovedstaden og af Malmø Kommune. Og netop denne inkorporering af byen på den anden side af Sundet har givet rigtig god mening for Lars og resten af organisationen.

Der er nemlig allerede et godt samarbejde mellem Copenhagen Pride og Malmø Pride, og det her er derfor en fed mulighed for at lave et event på tværs af hele regionen – hvilket ikke er set før. Det går desuden også godt i spænd med det igangværende Greater Copenhagen-samarbejde, som politikerne har meget fokus på:

“Det synes vi bare, at det her projekt byder rigtig godt ind til, og det er en mulighed at kunne ligge noget her på begge sider, og skabe et federe og større event samlet set.”

Lars fortæller, at Malmø er rigtig gode til at bakke op om projektet – også finansielt. Copenhagen 2021 kommer derfor til at køre sideløbende med Malmø Pride, som vil ligge cirka midt i den ti-dages periode, som WorldPride forventes at løbe henover.

“Så vil der være kulturevents og koncerter og alt muligt på begge sider de ti dage. Der vil også være sport i Malmø. Malmø er rigtig god på nogle af de der vintersports, og e-sport er de også super dygtige til, så det vil være oplagt at ligge derovre.”

Men hvad er det egentlig, at Malmø – og særligt København – får ud af at finansiere et event som dette?

Først og fremmest giver det en stor økonomisk indtjening til København som by og til kommunen. Under Copenhagen 2021 vil der nemlig være forhøjede indtægter til butikker, hoteller, og lignende. Det er derfor en god businesscase. Men det giver også København et godt image udadtil:

“Omvendt er det jo også med til at sætte fokus på København som den her rummelige storby, som vi gerne vil bo i alle sammen. At der er plads til, at du kan være den, du er, og der er plads til, at byen åbner op og laver nogle fede events på steder, hvor man måske ikke lige havde regnet med, at der ville være events. [..] At vi lever i en by, som lever. Og det vil København gerne, og det tror jeg er vigtigt.”

Pan Idræt – åbenhed og professionalisme

I forbindelse med den her inddragelse af et LGBT-fokuseret idrætsstævne forklarer Lars om samarbejdet med Pan Idræt og deres idé med at kombinere EuroGames med WorldPride.

Pan Idræt har gode erfaringer med afholdelsen af en sportsbegivenhed som denne, da de var meget involverede i World OutGames i 2009. Ganske vist var det idrætsstævne ikke lige så stort, men det er nogenlunde samme koncept. Fra denne afholdelse har de videreført erfaringen om, at man er nødt til at lave partnerskaber med mange sportsforeninger – ikke kun LGBT-foreninger – for at få sådan et event til at fungere. Til dette kommer Lars med en ganske fornuftig pointe:

“Det tror jeg på en eller anden måde gav en åbenhed begge veje. Det var nemmere at gå ud og spille en fodboldkamp bagefter – også med bøsserne. De var sgu ikke så farlige, de vil det samme, de er lige så professionelle. Det er sgu egentlig nogle fede, helt almindelige mennesker ligesom alle andre. […] Jeg tror, at det giver en åbenhed og forståelse hele vejen rundt.”

LGBT-foreningernes samarbejde med de ikke-LGBT-fokuserede klubber betyder også, at de får noget erfaring, som gør dem mere profesionelle, og de får muligheder for at give deres medlemmer en god oplevelse.Desuden sender det også et signal om åbenhed hos de ikke-LGBT-fokuserede foreninger. På den måde har det været meget givende for begge parter, og går godt i tråd med DBU og Spillerforeningens antihomofobi-kampagne sidste år, som rykkede en del på holdningen til LGBT-sportsstjerner:

“Jeg tror, det gør, at der altså sidder nogle unge mennesker rundt omkring, hvor det måske bliver lidt nemmere faktisk at indrømme, at du måske er homoseksuel eller biseksuel eller transkønnet – fordi det ikke er farligt, og der er nogle forbilleder, som tør at stå frem.”

Lars kommenterer her også på, hvor tankevækkende han finder det, at der ikke er nogle danske, mandlige, professionelle fodboldspillere, der er homoseksuelle:

“Det er der nok, det er bare ikke noget, du siger noget om. Måske det her kan gøre, at det bliver okay, for det er i princippet skide ligemeget, hvem det er, du deler seng og morgenbord med om søndagen – bare du er god til at spille fodbold.”

Dette er blandt andet grunden til, at har det været et vigtigt punkt på Happy Copenhagens dagsorden at få etableret en konference, som sætter fokus på denne problematik. Pan Idræt har samarbejdet med DBU og Spillerforeningen om ovennævnte kampagne, og har derfor også set denne konference som en vigtig prioritet.

I planlægningen af EuroGames-delen af Copenhagen 2021 handler det altså meget om at trække på erfaringen hos Pan Idræt, og Happy Copenhagen benytter LGBT-foreningens viden omkring afholdelse af sportsevents: De har lavet en del stævner; har som sagt været meget indvolverede i World OutGames; og har haft deres eget PanGames og andre små sportsbegivenheder. Desuden er de til dagligt en idrætsforening med 25 sportsgrene og cirka 1000 udøvende.

“Vi er slet ikke på bar bund. Og det var også derfor, at der ikke er kommet andre konkurrenter: fordi Pan Idræt er rigtig dygtige til det. […] De har viden i organisationen, de ved, hvordan man gør.”

For at fremme denne del af det organisatoriske arbejde skal Happy Copenhagen derfor også snart have fat i en sportschef.

Gode råd fra direktøren

Afslutningsvis på interviewet med Lars Christian Østergreen kom vi lidt ind på, hvad han har gjort sig af tanker som direktør for Happy Copenhagen og frontmand på et event som dette. Og dertil om han har nogle gode råd eller erfaringer, man kan tage med sig videre. For umiddelbart er der mange faldgruber og meget, der kan gå galt, og det kan derfor være meget skræmmende at kaste sig ud i.
Så hvad skal man egentlig sætte sig selv op til? Og hvad er vigtigt at have for øje?

Som nævnt i starten af artiklen, så søgte Lars stillingen, fordi det her var et event, han gerne ville være med til at lave. Men hvad tænkte han, da han søgte stillingen? Hvad var det, der drev ham? Det fortæller han lidt om her:

“Altså, først og fremmest er det jo ikke noget, man bliver rig på. Så du skal ikke gøre det for pengenes skyld. Du skal gøre det, fordi du kan se, at du kan gøre en forskel. Og du skal gøre det, fordi det er et event, du synes er fedt. Det er ikke 37 timer, du arbejder, altså du skal virkelig brænde for det.”

Lars pointerer, at det selvfølgelig er langt mere end 37 timer på ugentlig basis, så det fylder endnu mere end en ordinær fuldtidsstilling.
Han fortsætter:

“Du skal kunne se en forskel i det, du gør. Det skal gøre noget for nogen. Og så er det lidt lige meget, om det er en WorldPride eller om det er en almindelig stor festival eller hvad det er. Det skal give folk noget, når de går derfra. Og du skal føle, at du bidrager til at give folk den oplevelse.”

Og den her følelse skal kunne bære dig et godt stykke af vejen, for det er altså hårdt arbejde:

“Det bliver også mindre sjovt, fordi du er også nødt til at træffe nogle hårde beslutninger ind imellem. Det er ikke bare en walk-in-the-park at lave et event. Det er blod, sved og tårer – og så forhåbentlig en masse sjove oplevelser også. […] Og så tror jeg bare, at man skal turde at kaste sig ud i det. Gå lidt ud på dybt vand, det er meget sundt – og man kan godt sove om natten alligevel.”

Overvejer du at søge en stilling i stil med Lars’, så hav for øje at din værktøjskasse og professionelle baggrund vægter højere end din personlige viden om det, du vælger at involvere dig i:

“Jeg synes, det er ret vigtigt, at man ikke nødvendigvis behøver at være LGBT-person for at hoppe ind i sådan et stævne, som det her, eller involvere sig i sådan et projekt, som det her. Hvis man tør at springe ud på noget dybt vandt, så får man bare et rigtig fedt arbejdsliv og kommer til at gøre en forskel. Se lidt ud over egen næsetip og kast dig ud i noget, som du måske ikke nødvendigvis kender, men hvor du kommer med nogle redskaber, som bare er rigtig, rigtig vigtige at sætte i spil. Så kan det blive godt. Altså, da jeg startede, anede jeg jo ikke en dyt om hverken Pride eller sport. Men jeg havde en redskabskasse med, der hed ‘Administration og Økonomistyring’, og man kan lynhurtigt lære et helt nyt område at kende, bare man har værktøjet i orden.”

Med disse ord afrunder vi vores mini-blogserie om Copenhagen 2021. Har du stadig ikke fået læst den første del, så gør det her.

Skrevet af Martin Rahbek

Vil du vide mere om planlægning og eksekvering af events? Læs mere om Innovative Event Management her.

Copenhagen 2021 – Del 1

Innovative Event Management — Tue, 03 Apr 2018 13:35:49 +0000

Foto: Wilfred Gachau

I 2021 skal København være vært for Copenhagen 2021, som er en kombination af LGBT-eventet WorldPride og sportsstævnet EuroGames. Vi har taget en snak med Lars Christian Østergreen, CEO for Happy Copenhagen, som er gruppen, der står bag planlægningen af eventet. I denne første halvdel af artiklen kan du læse om opstartsprocessen, om idéen i at kombinere to selvstændige begivenheder, og om at være en del af en såkaldt “bidding”.

Lars Christian Østergreen

Happy Copenhagen er dannet af to foreninger, Copenhagen Pride og Pan Idræt, som for godt og vel tre år siden besluttede, at de ville forsøge at merge de to events WorldPride og EuroGames. På baggrund af dette er Happy Copenhagen blevet stiftet som en organisation, et sekretariat, der skal stå for det indledende arbejde. Dette har blandt andet været at opbygge cases og deltage i bidding-konkurrencerne, som har været afgørende for, hvorvidt København fik lov til at være vært for både WorldPride og EuroGames. Og lad os lige starte med at få på plads, hvad der gemmer sig bag disse to navne:

WorldPride

Som navnet antyder, er WorldPride et verdensomspændt Pride-event, som typisk finder sted i en af verdens storbyer. Sidste år blev det eksempelvis afholdt i Madrid, i 2019 skal det foregå i New York, og i 2021 bliver det altså Københavns tur. Det er med andre ord Copenhagen Pride i stort format.

EuroGames

EuroGames er et omfattende sportsstævne med +25 forskellige sportsgrene. Stævnets særlige fokus er at tiltrække sportsudøvere fra LGBT-fællesskaber (Lesbian, Gay, Bisexual, Transgender), og henvender sig derfor i høj grad til LGBT-sportsklubber rundt omkring i Europa. Som et stævne, der etableres igennem European Gay and Lesbian Sport Federation (EGLSF) er det vigtigt for EuroGames at være et diskriminationsfrit event. Det er derfor et sportsstævne, hvor alle kan deltage.

Sekretariatet Happy Copenhagen sidder således under de to foreninger, Copenhagen Pride og Pan Idræt, og arbejder med de to events, WorldPride og EuroGames. Biddingen på WorldPride vandt København allerede i efteråret, men at byen også skal hoste EuroGames er først blevet offentliggjort søndag d. 4. marts. CEO Lars Christian Østergreen forklarer derfor herunder, hvad der ville ske, hvis de kun vandt den ene af de to biddings:

“Man forpligtede sig lidt til det, da man satte sig sammen, at hvis man kun vandt det ene, så skulle man finde plads til det andet. Altså, for eksempel, hvis man nu kun vandt WorldPride, så skulle man på en eller anden måde indarbejde et sportstævne i WorldPride. Eller hvis man kun vandt EuroGames, så skulle man på en eller anden måde lade Copenhagen Pride køre videre med en stor Pride det år, hvor EuroGames så også ville blive en del af den almindelige Copenhagen Pride.”

Lars uddyber også, hvorfor det giver mening at merge de to begivenheder:

“Dels gør de jo det, at det helt automatisk bliver større, fordi der er to events, der går sammen. Men det gør også, at du kan gå ud og kigge på de forskellige målgrupper, som de to events forsøger at få fat i – at man på en eller anden måde kan få det krydset sammen. Så folk, der kommer for at dyrke sport, de måske bliver interesseret i noget menneskerettighedsdel, som ligger i WorldPriden, eller folk, der vil komme for at gå til fest og gå til WorldPride og marchere i parade og alt muligt andet, de vil kunne se at der er noget sport, som de også kunne få en interesse i. At de på en eller anden måde kan blive ramt af flere dele af det her event, nu de alligevel er her.”

EuroGames – nu med sportslederkonferencer

De typiske deltagere i EuroGames kommer fra LGBT-baserede sportsklubber rundt omkring i Europa. Under Copenhagen 2021 vil eventet byde på 27 sportsgrene, så der er derfor noget for enhver smag – og stævnet er meget eftertragtet for disse sportsudøvere:

“De har lavet de her klubber hjemme i deres respektive lande for at skabe det her safe-space, at der er et sted, du kan komme, uanset hvem det er, du holder i hånden, når du går derfra. Der kan du få lov til at dyrke sport i trygge omgivelser.”

På grund af den udbredte idé om, hvad EuroGames er, har LGBT-klubber rettet deres opmærksomhed mod eventet og sørger for at tilmelde deres medlemmer. De fleste af deltagerne er derfor medlem af EGLSF (ligesom Pan Idræt også er), så de kender til det. Men det betyder som sagt ikke, at sportsudøvere uden for denne målgruppe ikke kan deltage:

“Heldigvis kommer der rigtig mange, som ikke nødvendigvis er en del af den her målgruppe, men bare synes, at det er et fedt stævne, fordi det er velorganiseret, og det er på et relativt højt niveau også.”

Selvom EuroGames gerne vil sørge for, at sportsudøverne kan undgå diskrimination, er der ikke så meget fokus på menneskerettigheder som sådan. Derfor har Pan Idræt valgt, at der skal være en stor sportslederkonference (for første gang i forbindelse med EuroGames):

“Vi har kunnet se i nogle af de undersøgelser, som er kommet fra offentlige myndigheder, at der er en udfordring omkring sundhed og trivsel blandt LGBT-personer, at de simpelthen trives generelt dårligere end gennemsnittet, og der tænker vi, at sport kan være en væsentlig del til at få fokus på dét og få det forbedret. Og det vil så helt automatisk lede over i menneskerettighedprogrammet, for så kan man måske se en connection imellem de to events, fordi menneskerettighedsdelen traditionelt set ligger i WorldPride.”

Det ligger altså lige til højrebenet at kombinere det LGBT-fokuserede sportsevent og den nye sportskonference med WorldPride:

“En del af WorldPride er, at man holder en stor menneskerettighedskonference det år, man har WorldPriden. Så tænker vi, at der kan blive noget synergi i at lægge de to ting sammen.”

Bidding

Lars fortæller os lidt om fremgangsmetoderne for en såkaldt bidding – hvor man udbyder en case, som man gerne vil “vinde” til at blive afholdt i ens by, og som kræver støtte fra de foreninger, der er medbestemmende. Happy Copenhagen har arbejdet på begge biddings lige siden organisationen blev etableret, men det foregik på forskellig vis for Copenhagen Prides bud på WorldPride og Pan Idræts bud på EuroGames:

Bidding på WorldPride

Forud for biddingen på WorldPriden er der foregået rigtig meget lobbyarbejde. Som Lars forklarer, har det handlet om at “komme ud og fortælle, at nu byder København, og hvad vi vil, og hvad vores tanker bag det og visioner er omkring det her bud.”

Til at starte med var der tre konkurrenter, men to af dem trak sig, så valget i sidste ende stod mellem København og Fort Lauderdale i Florida. Happy Copenhagen og Copenhagen Pride var derfor i USA i oktober 2017 til en stor konference med ca. 70 Prides fra hele verden. Forud for konferencen havde Happy Copenhagen og Copenhagen Pride “brugt rigtig meget tid på at få støttebreve fra forskellige Prides i hele verden og ligesom få dem overbevist om, at de skulle stemme på København. Og det samme har Fort Lauderdale gjort.”

Under konferencen handlede det også om at sælge sin case på bedste vis:

“Så var det simpelthen at forklare visionerne – hvad ville du, hvad havde du af støtte hjemmefra. Vi havde støtte helt op fra Statsministeren, og alle borgmestrene i København. Vi havde støtte fra Prides fra alle kontinenter i hele verden. Lige fra Uganda til Tokyo til New York.”

I den endelige afstemning, hvor alle deltagende Prides kunne stemme, endte Copenhagen Pride med at vinde biddingen med 65,7%. Dette er en forholdsvis sikker sejr i disse sammenhænge, og er i høj grad resultatet af et solidt stykke forarbejde inden WorldPride-biddingen.

Bidding på EuroGames

Biddingen på EuroGames var lidt anderledes, da de to øvrige konkurrenter havde trukket sig, så København har været den eneste by på listen i det sidste års tid. Dette har Lars og resten af Happy Copenhagen set to muligheder i:

“Enten skulle vi bare køre på vågeblus og levere et bud, som de kunne stemme på, fordi der kun var København, og måske ikke gøre særlig meget ud af det. Eller gå i den anden grøft og lave et totalt ambitiøst bud, som matchede det bud, der var på WorldPriden, hvor vi ligesom lagde et kæmpe stævne ud, lagde nogle kæmpe visioner, fik støtte fra alle samfundslag, ligesom vi havde på WorldPriden.”

De valgte det sidste, så det handlede om at give det en skalle og opføre sig som om, at man rent faktisk havde konkurrenter: “Fokus på at fremstå stærkt på sociale medier, og hele tiden være synlige.”

Der kunne nemlig godt komme konkurrenter på banen helt frem til udgangen af 2017.

“Og det er der så ikke nogen, der har gjort, fordi vi har været så stærke og synlige hele tiden, så de hele tiden har vidst, at København arbejdede altså også på et rigtig fedt bud.”

Alle de foreninger, der er medlem af EGLSF skulle søndag d. 4. marts stemme for eller imod at have København som vært for EuroGames. Og det gik ret godt, må man sige:

“Der var én klub, som undlod at stemme, og resten stemte for. Så det var en fin sejr.”

——–

Således afrundes del 1 af artiklen om Copenhagen 2021.
I næste del af interviewet kommer vi nærmere ind på de sportslige begivenheder og Pan Idræt, og om at inddrage Malmö i hele WorldPride-projektet. Lars fortæller desuden om den værktøjskasse, han bar rundt på, da han søgte stillingen som direktør for Happy Copenhagen, og i det hele taget om at turde springe ud på dybt vand. Få gode råd med på vejen fra Lars Christian Østergreen, når vi inden længe bringer del 2 af Copenhagen 2021.

Skrevet af Martin Rahbek

Gode råd til din fundraising

Innovative Event Management — Thu, 22 Mar 2018 12:16:33 +0000

At søge økonomisk støtte er en naturlig del af processen i kreative projekter. Når du gennemgår en ansøgningsperiode, vil det hjælpe dig til at blive klogere på, hvad dit projekt er og hvor du vil hen med det. Men der er mange om buddet og hvordan skiller din ansøgning sig ud blandt 1000 andre? Vi giver et par gode råd til din fundraising, så du kan komme igennem nåleøjet.

Do’s & Don’ts

Vi starter med alt det du ikke skal gøre…

Fondsansøgninger er ligesom jobansøgninger: Der er mange om buddet og din ansøgning skal skille sig ud for at blive taget i betragtning. Derfor er der nogle konkrete ting som kan være afgørende for om din ansøgning bliver fravalgt:

1. don’t: Projektet passer ikke til fondens formål. Når du skal søge om støtte til dit event, vil du i de fleste tilfælde søge mange forskellige fonde. Det er meget tidskrævende og resulterer ofte i masseproduktion af ansøgninger. Det skinner oftest igennem i ansøgningen og på den måde bliver din ansøgning ikke unik for den enkelte fond og dine chancer falder markant.

2. don’t: Ingen egenfinansiering. Du kan selv tage ansvar for projektet ved at finansiere noget af det selv. Det viser at det er et projekt du selv tror på og også selv har en økonomisk forpligtelse til. På den måde kan du også søge fonde til mere specifikke tiltag i dit projekt og dermed også sikre at projektet bliver realiseret uanset om du modtager støtte eller ej.

3. don’t: Urealistiske målsætninger. Det kan være svært at vide præcis, hvordan dit projekt udformer sig, men det er vigtigt at dine målsætninger er realistiske. Både for din egen skyld (for ikke at blive skuffet hvis tingene ikke bliver til noget), men også i forbindelse med din fundraising. Hvis din målsætning er for urealistisk i forhold til fx. dit budget, vil det i flest tilfælde være en typisk grund til et afslag på din ansøgning.

4. don’t: Overhold deadlinen. Det er no-go at søge en fond efter deadline. Så husk at tjekke op på hvornår der er deadline – skriv det evt. ind i en oversigt så du husker at søge i god tid. At sætte din fundraising i system kan også være med til at skabe et større overblik, og gøre fondsøgningen mere overskuelig. I din oversigt kan du skrive et par korte keywords om den enkelte fonds fokusområder, have oplysninger på kontaktpersoner, deadline for ansøgning, svarfrist og hvor mange penge du ønsker at søge.

Og så alt det gode…

1. Do: Få en blåstempling af dit event: Det er en fordel hvis du kan få blåstemplet dit event fra troværdige partnere. Det kan selvfølgelig være svært, hvis det er første gang eventet skal afholdes, men få fx. jeres venue eller en leverandør til at sige ‘god’ for jer. Det vil i hvert fald være med til at sikre validitet hos jer, og give fonden et billede af jeres event som værende professionelt og det er sådan nogle projekter, der modtager støtte. Det viser også at der er andre, der ‘tror på jer’. På den måde kan du også få nogle ambassadører med på projektet, som kan være med til at co-brande eventet.

2. Do: Få italesat dit projekt: Kom med projektets grundlæggende budskaber. Hvilken forskel vil dit projekt gøre? Og hvorfor er dit projekt vigtigt? Hold fokus på din idé, den skal være helt skarpt vinklet, så fonden præcis ved, hvad der søges støtte til. Vær konkret i forhold til hvad midlerne skal bruges til, som fx.: Udarbejdelsen af et nyt kunstområde, køb af nyt sceneudstyr etc.

3. Do: Tag kontakt tidligt: Mange fonde har en behandlingstid på seks måneder, så sørg for at ansøge i god tid. Brug også tid på at undersøge den enkelte fond, så du sikrer, at din ansøgning passer til deres krav. Start med at gennemgå listen over relevante fonde og herefter kan du markere, hvilke fokuspunkter den enkelte fond vægter, så din ansøgning kan blive skræddersyet.

4. Do: Vis at du kan følge projektet til dørs: Lav en oversigt over markedsføringen af projektet for at vise, hvordan du vil sikre at folk får øje på dit projekt. En idé kan være at lave en udførlig PR strategi, som kan vedhæftes i ansøgningen. Her er det også relevant at nævne, hvis dine samarbejdspartnere og sponsorer vil bidrage til markedsføringen som ambassadører, det er med til at styrke strategien.

5. Do: Beskriv projektets liv efter støtten: Beskriv hvordan du har tænkt dig at videreføre dit projekt efter en given projektperiode. Det har nemlig betydning for dit projekts succes, om det kan leve videre efter afvikling. Mange fonde vil gerne støtte projekter, som kan blive til noget på længere sigt. For din egen skyld er det også en god idé at gøre dig tanker om, hvor projektet skal nå hen. Hvad er ambitionen? Måske kan du lægge en 5 års plan, for at have en mere langsigtet plan.

Livet efter støtten

Når du modtager støtten til dit projekt, er arbejdet stadig ikke helt færdigt. Husk at takke de fonde og samarbejdspartnere, der har støttet dit projekt i form af logoeksponering, invitation til eventet etc.

Derudover er det vigtigt at du holder liv i dit projekt efter eksekveringen. Sørg for at holde gang i din markedsføring på de sociale medier, gennem blogs, nyhedsbrev etc. Fortæl dine følger hvor I er på vej hen. Hvad skal der ske efter afholdelsen? Skal det gentages eller ændres formatet.

10 fonde for kreative projekter

Vi har samlet en oversigt over 10 fonde, der støtter kreative projekter:

Nordea Fonden, støtter blandt andet inden for kulturområdet
Augustinus Fonden, formålet for fonden er bl.a. at virke for kunstneriske formål
Bikubenfonden,fokus at bistå professionelle kunstnere og kulturinstitutioner med at gå nye veje
Carlsbergfondet, lægger særlig vægt på at støtte talentudvikling og generationsskifte i dansk forskning
Beckett-Fonden, almene formål inden for kunst og kultur
Den obelske Familiefond, støtter kunst og sociale formål
Tuborgfondet, støtter frivillige ildsjæle og hjælper med at bygge bro mellem mennesker, organisationer og offentligheden
A.P. Møller fonden, støtter projekter inden for det sociale område
Nordisk Kulturfond, formålet med fonden er at fremme det kulturelle samarbejde mellem de nordiske lande.
Kulturministeriet, Almennyttige og humanitære formål

Du kan finde flere fonde på bl.a. www.fonde.dk. Derudover har mange kommuner støtteordninger i forhold til projekter, der er tilknyttet den enkelte kommune. Du kan også finde en oversigt over 400 støttemuligheder til kreative projekter på www.fundraisingtilkreativeprojekter.dk. Vær opmærksom på at du skal købe et abonnement for at få adgang til databasen.

Skrevet af Tine Ewé Jensen

Bliv klogere på fundraising og støttemuligheder til dit event, ved at deltage på Innovative Event Management. Læs mere her.

Skal du bruge musik til dit event? Så skal du huske Koda

Innovative Event Management — Thu, 22 Mar 2018 11:14:16 +0000

Musik udgør en stor del af events. Hvis der bruges musik til et event i form af koncerter eller i baggrunden for at skabe stemning, skal der betales til Koda’. Men for mange eventarrangører er Koda en by i Rusland. Derfor har vi sat os sammen med Søren Stensby Hansen og Mette Riis Korsholm fra Koda, for at guide dig gennem reglerne for at bruge musik til dit event.

Koda, hvad er det?

Koda (forkortelse for Komponistrettigheder i Danmark) er en medlemsejet, non-profit-forening, der arbejder for at sikre musikskaberes rettigheder og betaling, når deres værker bliver spillet offentligt (koda.dk)

Koda indhenter også for det meste betaling for Gramex.

Gramex er ligesom Koda og sørger for, at dem der har skabt musikken får betaling, når deres musik spilles offentligt. Gramex repræsenterer de musikere og pladeselskaber, som har indspillet og udgivet musikken. Til sammenligning repræsenterer Koda de komponister og sangskrivere, som har skrevet og komponeret musikken. Det er nemlig ikke altid de samme mennesker, der har skrevet musikken, som også har indspillet musikken (koda.dk)

Koda udspringer af ophavsretsloven, som siger, at den som har skabt det kunstneriske værk (musikken) har ophavsret til værket. Det betyder, at når du har skabt et stykke musik, komponeret eller tekstforfattet så har du krav på betaling, hvis nogen bruger det i en offentligt fremførelse.

Dvs. alt hvad der hedder offentlig fremførelse af musik – levende musik eller indspillet baggrundsmusik ved events og koncerter, hvor der ikke er personlige relationer, så skal der betales til koda. Det skyldes, at musik ofte er drivkraften for indtjeningen til et event. “Musik er en vare, som andre bruger, uden den vare ville mange ikke kunne lave deres event” fortæller Søren Stensby.

Det er i virkeligheden ganske simpelt: Når du bruger musik til et offentlig event, så skal du betale for rettigheden til at bruge musikken. Den aftale står Koda for.

Koda og events

Hvis man til dagligt ikke arbejder med musik, er det meget normalt ikke at have det store kendskab til Koda. Især inden for eventbranchen er der rigtig mange, der glemmer at medregne Koda og Grammex i budgetplanlægningen.

Søren og Mette fortæller at de oplever at mange eventarrangører ikke ved, at de skal kontakte Koda: “Vi opdager ofte et event eller en koncert, fordi musikerne indberetter, når de har været ude at spille, og så bliver Koda jo opmærksom på, at eventet har været afholdt.”

Sidder I og scouter hvad der afholdes af events?
“Ja det gør vi – så prøver vi at indgå i en dialog inden eventet afholdes, vi vil helst være på ”forkant” i stedet for ”bagkant”, for at gøre forløbet så gnidningsfrit som muligt” – fortæller Mette. For Koda er det vigtigt at indgå i en dialog med eventarrangørerne, for at forberede folk – meget gerne inden pengene bliver brugt på andet.
“Som eventarrangør skal man jo egentlig helst være opmærksom på det (Koda) helt inden de går i gang med planlægningen, for at det kommer med i budgettet fra starten af” fortæller Søren.

Så spørger du måske: Skal alle events betale Koda? I udgangspunkt, ja. Hver gang det er et offentligt event. Dog er det i sjældne tilfælde muligt at søge om fritagelse, men så skal det være et 100% velgørende event, hvor der ikke er nogle kommercielle interesser, og hvor der ikke er nogle penge involveret, men det kan man læse mere om på hjemmesiden. “Hellere ring en gang for meget eller skriv en mail, vi vil altid gerne tage en dialog om dit event.” siger Mette.

Selvom dit event er gratis, så skal der stadig betales Koda, fordi værkerne bidrager til at skabe værdi for eventet.

Sådan gør du step-by-step

Det er vigtigt, at du har Koda med i dit budget helt fra starten af. Mange ender ofte med at nedprioritere Koda, hvilket er ærgerligt fortæller Mette. Hvis der ikke er indberettet noget og Koda modtager tip om eventet (programmer, reklame etc. for eventet), så sørger de for at kontakte arrangøren så hurtigt som muligt, så det ikke bliver en forudsigelig udgift.

Og hvordan fungerer det så?

Det er faktisk meget ligetil. Du kan vælge to ting: Enten gør du det selv via Kodas hjemmeside, eller også kontakter du Koda og så hjælper de med det. Nedenfor vil vi gennemgå, hvordan du selv gør det via hjemmesiden.

Step 1

Klik ind på www.koda.dk. Her kan du vælge om du er medlem eller om du er kunde:

Som eventarrangør vil du skulle betale som kunde. Medlemmerne er komponister og sangskrivere. Derfor er det vigtigt, at de optrædende solister/bands indberetter de værker, de har brugt, når de har spillet. Herefter kan de korrekte rettighedshavere får tildelt deres betaling.

Step 2

Herefter bliver du ført ind på næste side, hvor du skal vælge, hvad musikken skal bruges til. Klikker du på ‘se øvrige priser og musikaftaler’, er der en større oversigt over specifikke events som firmafester, messer og sport.

Step 3

På step 3 udregnes der, hvad du skal betale for at bruge musikken til dit event. Du skal oplyse: Hvor mange der deltog på eventet, hvad billetprisen var og om det var livemusik eller indspillet (DJ, diskotek, play-back o.l.). Hvis du har afholdt et gratis arrangement, kan det være svært at give et præcis tal på, hvor mange der deltog i eventet (fordi der ikke er en billetindtægt). Men det er et tillidsforhold, hvor du som arrangør må give et ca. tal, som er realistisk i forhold til dit events omfang.

Når du har fået beregnet prisen, skal du udfylde oplysninger om dit event, i form af oplysninger for lokation (hvis ikke det givne spillested findes, vælg byen), navn på kunstnere og datoen for eventet. For at checke ud skal du oprette en profil på Koda.

Musik betaler sig

Som vi startede med at skrive, så er Koda ofte ukendt for mange eventarrangører. Derfor opfordrer Mette og Søren også til at alle eventarrangører tager kontakt til Koda til en snak om Koda reglerne i forhold til netop deres event. Det kan være med til at afklare en masse forvirring, samtidig med at du som eventarrangør kan sikre at dine budgetter bliver overholdt. Du kan også læse mere på www.kunde.koda.dk, hvor du finder en række spændende tutorials, som forklarer hvert step i processen.

Musik er en vare, der fylder en stor del af sporteventet, modeshowet, teaterstykket, messen, festivalen etc. Musikken bidrager til eventets brandværdi og økonomiske værdi. Derfor giver det jo også meget god mening, at du som eventarrangører betaler for musikken til Koda, som betaler dem der har lavet musikken.

Skrevet af Tine Ewé Jensen

Bliv klogere på at lave en stærk forretningsplan og budgetter (med Koda) til dit event. Læs mere om Innovative Event Management på www.innovativeevent.dk

Hvad kan jeg blive? #1: Frivilligleder

Innovative Event Management — Mon, 12 Mar 2018 10:53:38 +0000

Eventbranchen favner en bred vifte af jobmuligheder, og det giver mange muligheder for dig, der drømmer om at arbejde professionelt med events. Men hvad vil det sige at arbejde i eventbranchen? Hvori består dine opgaver, og hvad kræver det af dig? Det har vi sat os for at undersøge i en række blogindlæg, hvor vi med hjælp fra erfarne branchefolk, går helt tæt på eventbranchen.

Frivilligleder er en titel som mange får tildelt og som egentlig ikke er tilknyttet en bestemt branche. Ikke desto mindre, er det en stilling, som dukker op i de fleste foreninger, festivaler og eventvirksomheder. Men hvad går jobbet egentlig ud på? Det prøver vi at give svar på her:

Hvilke overvejelser skal man have når man arbejder som frivilligleder?

´
Ledelse af frivillige er en særlig ledelsesdisciplin. Frivillige skal ledes med fokus på værdier og nærvær og de skal begejstres og engageres. Frivilliglederen skal kunne løse konflikter og sørge for, at de frivillige ikke mister motivationen. De frivillige skal opleve medejerskab og ansvar uden at blive overbelastede. At være frivilligleder er at styre samarbejdet med frivillige, men uden at den traditionelle magt og kontrol i form af løn, er tilstede. Ledelse af frivillige kan dermed betyde mere usikkerhed og mindre kontrol.

Som leder af frivillige skal ikke være bange for at stille krav, og have en klar forventningsafstemning. Når der stilles krav, ved den frivillige at der er nogen som har styr på processen. Hvis der ikke er sket en forventningsafstemning kan frivillige blive demotiveret, og der kan opstå fejl eller misforståelser, fordi de måske får tildelt opgaver som de ikke vidste de havde ansvaret for.

Giv plads. Det sker at frivilligledere kommer med en gennemarbejdet og færdig projektplan, for at udtrykket overblik og struktur, men det kan efterlade den frivillige med en oplevelse af at der ikke er plads eller behov for dem og deres input. Skru derfor ned for forberedelsen og læg op til at de frivillige kan komme med inputs og forslag til processen. Alternativt kan der bedes om hjælp på de områder hvor frivilliglederen ikke selv har kompetencer.

Skab ejerskab. I stedet for at udtænke en plan kan frivilliglederen få meget ud af, at de frivillige er med til at håndtere og løse de problemer der måtte være. Inddrag hellere de frivillige i problemet, spørg ind til hvad de frivillige mener og hvordan de synes en udfordring skal overkommes. Det giver et stærkt ejerskab for de frivillige at få præsenteret et problem, som de selv er med til at løse.

Organiser de frivillige. For at motivere de frivillige skal de mindes om, hvorfor en bestemt opgave er spændende og vigtig, hvad de frivillige lærer af opgaver som er udfordrende, eller hvad kunderne får ud af den frivilliges indsats. For at det lykkes, er det vigtigt, at frivilliglederen ikke har direkte ansvar over for alle frivillige. Organiser de frivillige ved at have en mindre gruppekoordinatorer, der hver især har ansvaret for en større gruppe frivillige. Har et projekt mange frivillige, skal det ikke undervurderes styrken i at projektet er godt organiseret.

Tre værktøjer til frivilligledere

Frivillige og ledere af frivillige lægger en masse timer og energi i at udvikle nye fællesskaber og gøre en forskel, men at lede og motivere frivillige kan være en krævende opgave. Derfor har Tuborgfondet og Roskilde Festival gået sammen for at udvikle tre praktiske værktøjer. De tre værktøjer kan sammen eller hver for sig, give frivilligledere gode råd og skabe overblik over de opgaver som de måtte møde i deres arbejde. Værktøjerne kan også være med til at skabe rum for god evaluering og feedback mellem frivilligledere og frivillige. De tre værktøjer omfatter: Erfaringstavle, Invitation og en Lederlommebog.

Erfaringstavlen er et værktøj som gør det muligt at notere gode og dårlige erfaringer, tips og tricks samt løsningsforslag så I kan blive et bedre team.

Invitation er et værktøj som giver de frivillige et rum til at dele deres oplevelser af at være frivillig, samt at komme med idéer til forbedring.

Lederlommebogen giver råd til frivilligledere i blandt andet at styrke fællesskabet blandt de frivillige, og håndtere eventuelle konflikter.

Læs mere om de tre værktøjer her: https://goo.gl/Qqs95D

Hvad kræver det at arbejde som frivilligleder?

Skal du arbejde som leder af frivillige kræver det at du har et struktureret og organiseret overblik, du skal kunne uddelegere opgaverne samtidig med at have en naturlig evne til at skabe motivation for den enkelte.

Eventbranchen består af mange forskellige projekter, hvor frivillige er involveret og derfor er der altid brug for stærke frivilligledere, som kan motivere og organisere de frivillige.

Bliv klogere på frivilligheden i events og få værktøjer til at arbejde professionelt som leder i eventbranchen. Deltag på Innovative Event Management

Hvad laver vores tidligere kursister nu?

Innovative Event Management — Mon, 12 Mar 2018 09:33:09 +0000

På Innovative Event Management er vi stolte af at have hjulpet mere end 300 event managers, i både Danmark og Sverige, mod en fremtid i eventbranchen. Det betyder at vi ofte møder tidligere Innovative Event Managers i spændende jobs i blandt andet eventbureauer, på festivaler og som selvstændige.

Da eventbranchen favner bredt kan det være svært at vide præcis, hvilken vej kurset kan føre dig.

Maj Helweg Mørk

Derfor har vi taget en snak med en af vores tidligere kursister Maj Helweg Mørk, som fortæller om hendes karriere efter deltagelsen på kurset.

Om deltagelsen på kurset

Maj tog kurset, for at finde en mere klar retning for fremtiden. Efter at have læst Performance Design og Kommunikation på Roskilde Universitet, oplevede hun at hun stadig var råvildt i forhold til, hvilken vej hun egentlig ønskede at gå. Og det blev altså startskuddet for deltagelsen på Innovative Event Management: “Jeg kunne godt tænke mig at komme “tilbage på sporet” i forhold til events og måske få nogle håndgribelige værktøjer, som mit studie ikke kunne give mig.” fortæller hun.

Kurset fungerede fint som pendant til den mere teoretisk tunge bachelor som Maj havde taget forinden kurset. Det var også en vigtig faktor for Maj, at kunne skrive kurset på CV, da det helt klart var med til at præge hendes CV for potentielle arbejdsgivere. “Jeg er ofte blevet spurgt ind til det (kurset), og der er på den måde kommet et tydeligere link i kombi med mit studie i Performance Design og Kommunikation“.

Hvor kan kurset føre dig hen?

For at lære mere om branchen, besluttede Maj sig for at få noget praktisk erfaring fra arbejdsmarkedet. Hun tog et “selvarrangeret” praktikforløb hos STV produktion, hvor hun var tilknyttet en lille redaktion, der arbejdede med et reportageprogram til TV3. Bagsiden af det selvarrangeret praktikforløb, var at hun var nødt til at modtage dagpenge, for at få det hele til at løbe rundt. Og det betød at hun ugentligt måtte til søge stillinger, men hvad hun ikke vidste på det tidspunkt var, at hun snart skulle finde sit kommende job. “Jeg var faktisk nær endt i en virksomhedspraktik hos et andet eventfirma, som jeg søgte uopfordret. ” Desværre var en række formalia i vejen for at praktikpladsen kunne lade sig gøre og Maj måtte derfor søge videre.

“Jeg endte med at tage kontakt til det eventfirma, jeg arbejder i, i dag – simpelthen ved at ringe op og præsentere mig selv! (Grænseoverskridende – ja!)”. På det tidspunkt havde de, ikke ressourcer til at tage nye ind, men Maj fik lov til at sende sit CV.

En måned efter blev Maj kontaktet af en medarbejder fra eventbureauet. De manglende ekstra kræfter til et projekt og kunne tilbyde hende 4-5 timer om dagen for at hjælpe til. De 4-5 timer blev hurtigt til fuldtid, da opgaverne var meget mere omfattende end først forventet. Efter en periode som freelance blev Maj fastansat på fuldtid.

Hvordan kommer du ind i eventbranchen?

Selvom det kan være grænseoverskridende at tage direkte kontakt til virksomheder, kan det bære frugt når de på et tidspunkt skal søge efter nye kræfter. Derudover kan det være en fordel at søge freelance job, da mange virksomheder ofte søger tidsafgrænset stillinger til forskellige projekter. Og så er freelance job en god måde både at lære og samtidig “bevise”, hvad man dur til og blive husket på til fremtidige opgaver, fortæller Maj.

Og deltagelsen på kurset, kan det hjælpe karrieren?

“Det giver helt sikkert plus-point at nævne, at man har taget kurset, da det både giver en forventning om, at man kan kender lidt til eventarbejdet, men måske mest af alt også vise, at man har søgt erfaring inden for feltet, og at man vil den retning.”

Maj fortæller at hun stadig føler sig relativ ny i branchen. Men hun har på kort tid også tillært sig meget om branchen og hendes egen styrker og svagheder, hvilket har været med til at åbne nye døre for karrieren. “Lige nu handler det for mig om at få mere erfaring og netværk inden for branchen – det at få “selvtillid” på arbejdsmarkedet og lære at begå sig på en arbejdsplads, har også været et vigtigt læringselement for mig”

Fakta om Eventive
Maj sidder til dagligt som project manager i eventbureauet Eventive. Eventive leverer oplevelsesbaserede løsninger der bidrager til indfrielsen af kundens strategiske målsætninger. Virksomheden, som til dagligt holder til på Frederiksberg tilbyder løsninger inden for blandt andet konferencer, PR, eventmarketing og corporate events. Du kan læse mere om eventbureauet på www.eventive.dk

Vil du også få flere konkrete værktøjer som kan styrke din position i eventbranchen og få et større kendskab til eventbranchen? Læs mere om Innovative Event Management her.

Boost dit CV

Innovative Event Management — Thu, 02 Nov 2017 14:32:54 +0000

Få et visuelt overblik over de steder, som kan hjælpe dig med at booste dit CV!

Vi har fundet nogle af Danmarks største og fedeste begivenheder, hvor du kan blive frivillig og være med til at stable events på benene, og dermed få den praktiske erfaring, der kan være din adgangsbillet til en fremtid i branchen. Du finder også karrierefremmende konkurrencer, som kan dygtiggøre dig og give dig værktøjer indenfor blandt andet idéudvikling og eksekvering.

Gå på opdagelse i kortet – det er lavet til dig!

Har du bidrag til kortet er du velkommen til at sende en mail til:

View Kort over eventbranchen in a full screen map

Skrevet af: Charlotte S. Østergaard

Strøm Festival: Elektronisk musik uden fordomme

Innovative Event Management — Thu, 12 Oct 2017 14:24:58 +0000

Foto: Martin Fält

”Visionen er at ændre på alle de fordomme, der er om elektronisk musik, og gøre det spiseligt for alle. Og så er det, der er essentielt for os, at matche byrummet til musikken.” Sådan fortæller Maja Kring Schjørring, sekretariatsleder hos Strøm, om det populære, elektroniske musikkoncept, som du her kan blive klogere på.

Hvis du endnu ikke kender til Strøm Festival, så er det vist på tide nu. Strøm Festival løber af stablen i august og er en elektronisk festival centreret i København og på Frederiksberg. Festivalen tog sin start tilbage i 2007, og visionen er klar: at udbrede kendskabet til elektronisk musik og sammenkoble musikken med byrummet.

Vi har taget en snak med sekretariatsleder hos Strøm, Maja Kring Schjørring, om hendes og resten af Strøms visioner om, og arbejde med, at lave en byrumsorienteret festival i København.

Et af de mest populære koncepter, Strøm har skabt, siden starten i 2007, er deres unikke koncerter i den københavnske metro, som har fået navnet Trans Metro Express. Konceptet går ud på, at en række elektroniske musikere får tildelt en strækning på ruten mellem Vanløse og Lufthaven, hvor de hver især skal komponere musik, som skal tilpasses stemningen på den specifikke strækning. Og
metro-koncerterne er et super eksempel på, hvordan man som festivalarrangør kan integrere musikken i hverdagens byrum.

Om udvikling og de klare visioner

Arbejdsopgaverne, du møder som sekretariatsleder på Strøm, er mangeartede, og det er aldrig helt til at vide, hvad dagen bringer. Derfor er der særligt én kvalitet, Maja Kring Schjørring har lært at sætte pris på.

”Jeg tror, det er vigtigt at nævne ordet ‘omstillingsparat’ som led i en beskrivelse af min hverdag, da man i samarbejde med kunstnere, som hele tiden kan få nye idéer, skal være klar til at ændre planer. Men det er også det, jeg elsker ved Strøm. Der er ikke to dage, der er ens. Det kan være alt fra at samle smadrede ølglas op efter rulledisco til vigtige møder med bestyrelsen.”

Udover generelt at skulle være omstillingsparat, har Maja Kring Schørring blandt andet også en konkret opgave i at holde festivalen konkurrencedygtig, for det kan ikke være gået manges næse forbi, at Danmark for tiden præsenteres for et hav af nye festivaler. I den forbindelse er det vigtigt at have fokus på at udvikle virksomhedens strategier, pleje Strøms samarbejdsrelationer og ikke mindst vide, hvad det er, man vil med sin festival.

”Vi laver fortællingen om, at elektronisk musik ikke kun er techno og stoffer. Det er altså musik til den almene dansker. Vi gør rigtig meget ud af, når vi laver en begivenhed, at tænke den i 360 grader. Det gør vi for eksempel ved at booke nogle artister, som også har lyst til at fortælle, hvordan de spiller, og hvordan de startede med at spille.”

En del af at holde en festival konkurrencedygtig er også kravet om fornyelse, og det tænker Strøm-holdet konstant med i udviklingen af deres festival - blandt andet ved at prøve at bevæge sig ud i flere grene af den elektroniske genre end hidtil.

Men selvom det på Strøm er en del af udviklingen at turde eksperimentere, så skal kvaliteten være i højsædet, og det musikalske indhold er ikke til at gå på kompromis med. Derfor har festivalen en kuratorgruppe, bestående af nogle af de mest prominente folk i det elektroniske miljø, til at sikre en kvalitetsbevidst konceptudvikling.

Festivalens år-til-år strategier er dog ikke det eneste, der udvikler sig hos Strøm. Siden starten i 2007 er organisationen gået fra kun at dreje sig om en festival til også at have andre fokusområder. Udover en helårs-koncertorganisation og festivalen, fokuserer Strøm også på vidensdelingsaktiviteter, netværksarrangementer, undervisningstilbud, genreudvikling og genredokumentation. Alt sammen sat i direkte forbindelse med udbredelsen og kendskabet til elektronisk musik.

”Strøm er ikke bare en festival. Det er også en musikorganisation, som strækker sig udover hele året og hele landet,” forklarer Maja Kring Schjørring.

Elektronisk eventyr under Søndermarken

Det kan være svært som sekretariatsleder på Strøm, at pege på én koncertoplevelse, der har været den bedste. Hver gang, man ser det, man i mange måneder har arbejdet med, blive eksekveret, er det helt unikt, forklarer Maja Kring Schjørring. Meeen, der er alligevel én aften, der har sat sig ekstra fast i hukommelsen, og den har noget vigtigt at demonstrere.

”Haxan Cloak, som spillede i 2013 nede i Cisternerne, som er det gamle vandreservoir under Søndermarken,” fortæller hun. ”Det var dunkelt, klamt og koldt, og man blev instrueret af deres pedel, før man skulle ned til koncerten. Der er en masse drypsten, som er fredet, og hvis der skete noget med dem, ville vi aldrig få lov at komme derned igen. Så hele det koncept, der blev bygget op omkring denne koncert, var vildt. Når man så kom derned, var der stenstatuer rundt i de lange cisterner, og man skulle igennem tre helt mørke rum, som kun var oplyst af stearinlys. Da man så kom ned i bunden, mødte man denne her cisterne, som var fyldt med strobelys. Musikken startede, og den var bare ond og støjfuld. Jeg tror, det er første gang, jeg havde så fysisk en oplevelse af musik.”

Og her blev det klart for Maja Kring Schjørring, hvad det er, Strøm kan:

”Det med at integrere musikken. Der er 17 sekunder rumklang i de her cisterner, og det skulle jo nærmest integreres som et instrument i denne her koncert. Ikke fordi, det nødvendigvis var en fed fysisk oplevelse af musik, det var bare noget, der kunne mærkes helt ind i ribbenene.”

Så hvorfor skal man tage på Strøm Festival?

”I min verden er det for at få en oplevelse af, at musik kan matche byrum og sprede sig udover hele byen - samtidigt med, at det er en festival, som har stort fokus på kvaliteten af musikken.”

Skrevet af Laurits Heegaard Rasmussen, 2017.